Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 6 octobre 2026

Cette traduction est fournie à titre informatif. En cas de divergence, la version anglaise fait foi.

Electric Mind, anciennement Intelliware, respecte le droit à la vie privée de nos clients et de nos employés et s’est toujours engagée à protéger tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. Nous avons adopté la présente politique de confidentialité pour encadrer la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels dont nous avons besoin dans l’exploitation de notre entreprise.

La présente politique de confidentialité s’applique à toutes les filiales et sociétés affiliées d’Electric Mind. Dans la présente politique, les mentions « Electric Mind » et « nous » visent également toutes ces filiales et sociétés affiliées. Electric Mind prend très au sérieux la vie privée et la confidentialité de nos clients et de nos employés. Nous avons élaboré la présente politique de confidentialité pour définir clairement notre engagement continu à protéger le droit à la vie privée.

Certaines des pratiques décrites dans la présente politique reflètent des exigences prévues par les lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels. La politique d’Electric Mind consiste à respecter en tout temps les exigences de la loi et à être à l’écoute de nos clients et de nos employés, qui s’attendent à ce que nous respections leur vie privée et protégions leurs renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont des renseignements concernant une personne identifiable. Ils comprennent des renseignements comme l’âge, les numéros ou codes d’identification, le revenu, les coordonnées personnelles et d’autres renseignements personnels. Ils ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse d’affaires ni le numéro de téléphone d’affaires d’un employé d’une organisation telle qu’Electric Mind ou nos entreprises clientes.

Visiteurs du site Web

Lorsqu’un visiteur du site Web d’Electric Mind doit fournir des renseignements d’inscription comme condition préalable pour accéder à une section de contenu du site Web d’Electric Mind ou pour utiliser l’un de ses services interactifs, concours ou applications de commerce électronique, Electric Mind ne partagera ni ne vendra ces renseignements personnels sur nos utilisateurs à un organisme externe, à un annonceur ou à tout autre tiers, à moins que l’utilisateur n’ait été informé de cette possibilité avant de soumettre ses renseignements personnels.

Bien qu’Electric Mind utilise des « témoins » (cookies) pour suivre les habitudes des utilisateurs sur son site Web, Electric Mind n’utilisera pas les témoins pour connaître l’identité de ses utilisateurs, et nous ne tenterons pas de suivre les utilisateurs après qu’ils ont quitté le site d’Electric Mind. De plus, Electric Mind n’utilisera pas les témoins pour recueillir des renseignements personnels précis sur des utilisateurs individuels. Electric Mind n’enverra pas de courriels non sollicités à ses utilisateurs, et l’utilisation de témoins par Electric Mind n’aura pas pour effet qu’un utilisateur d’Electric Mind reçoive des courriels non sollicités de la part d’Electric Mind ou de ses annonceurs.

Electric Mind ne fournira pas d’adresses courriel à un tiers sans avoir d’abord obtenu le consentement de l’utilisateur. Electric Mind effectue le suivi des adresses IP des utilisateurs à des fins d’administration des systèmes, de profilage démographique et de journalisation du trafic, mais Electric Mind n’utilisera pas les adresses IP pour tenter d’identifier les utilisateurs individuels du site Web d’Electric Mind.

Principe 1 : nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession

Electric Mind est responsable de tous les renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle. Cela comprend tous les renseignements personnels que nous recevons directement, par exemple de clients particuliers et d’employés, ainsi que les renseignements personnels de particuliers que nous pouvons recevoir indirectement, par exemple par l’intermédiaire d’entreprises clientes et de clients gouvernementaux. Nous avons établi des politiques et des procédures visant à protéger les renseignements personnels. Nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de superviser les questions de protection de la vie privée pour Electric Mind. Nous avons également sensibilisé nos employés à notre politique de confidentialité et à leur rôle dans la protection des renseignements personnels. Pour toute question sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@electricmind.com ou au (416) 762-0032.

Principe 2 : Electric Mind indiquera pourquoi nous recueillons des renseignements personnels au moment de leur collecte

Renseignements sur les clients

Dans la plupart des cas, Electric Mind recueillera, utilisera ou communiquera des renseignements personnels sur ses clients uniquement dans le but de fournir des services professionnels. Chaque Convention de services explique comment les renseignements confidentiels seront traités, l’usage qui en sera fait et avec qui ils pourront être partagés afin de fournir des services professionnels. Electric Mind recueillera et utilisera également des renseignements personnels sur ses clients, ses clients potentiels et les membres de son réseau d’anciens, afin de leur envoyer des nouvelles et des mises à jour d’information ou des invitations à des événements organisés ou commandités par Electric Mind. Les renseignements personnels peuvent aussi être partagés à l’interne pour nous permettre d’offrir des services ou des produits susceptibles d’intéresser les clients.

Renseignements sur les employés

Electric Mind recueille des renseignements personnels sur ses employés afin de les rémunérer, de se conformer aux lois, de leur offrir des avantages sociaux, d’administrer les outils de gestion du rendement, d’améliorer et de gérer les programmes, les politiques et les relations avec les employés et, de façon générale, d’établir et de gérer la relation d’emploi ou d’y mettre fin. Dans certains cas, Electric Mind peut aussi regrouper des renseignements personnels sur les employés afin de produire des indicateurs d’affaires et d’évaluer l’efficacité de nos programmes de ressources humaines, mais ces renseignements regroupés ne permettront d’identifier personne.

Nous pouvons aussi utiliser ou communiquer des renseignements sur les employés dans le cadre de l’examen, de la négociation ou de la conclusion d’une vente, d’un financement ou d’une autre transaction commerciale visant tout ou partie de notre entreprise. Nous recueillons également des renseignements personnels auprès des personnes qui sollicitent un emploi chez Electric Mind. Lorsqu’Electric Mind recueille des renseignements personnels, nous indiquerons les raisons pour lesquelles nous en avons besoin, l’usage qui en sera fait et avec qui ils pourront être partagés. La collecte peut avoir lieu à l’insu de la personne ou sans son consentement lorsque la loi le permet, y compris la collecte effectuée dans le cadre d’une enquête.

Principe 3 : Electric Mind ne recueillera, n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels sans consentement éclairé

Comment demanderons-nous le consentement?

Renseignements personnels des clients. Les Modalités de chaque mandat de services professionnels d’Electric Mind sont consignées dans chaque Convention de services et dans les Énoncés des travaux. Ces Modalités traitent de la façon dont Electric Mind peut utiliser et communiquer les renseignements personnels. En signant la Convention de services, le client consent à la collecte, à l’utilisation et à la communication décrites dans les Modalités.

Renseignements sur les employés. Les formulaires et les demandes utilisés pour fournir des services liés aux ressources humaines décriront les fins auxquelles les renseignements personnels des employés sont requis et avec qui ils seront partagés. Les candidats à un emploi seront également informés des fins auxquelles leurs renseignements personnels sont recueillis.

Qu’arrive-t-il si le consentement n’est pas donné ou s’il est retiré par la suite?

Les clients d’Electric Mind ont toujours la possibilité de ne pas consentir à la collecte, à l’utilisation et à la diffusion de leurs renseignements personnels, ou de retirer leur consentement ultérieurement. Si un client choisit de ne pas nous autoriser à recueillir, à utiliser ou à communiquer des renseignements personnels, il se peut que nous ne disposions pas de renseignements suffisants pour continuer à lui fournir nos services. Si un employé ou un candidat à un emploi choisit de ne pas nous autoriser à recueillir, à utiliser ou à communiquer des renseignements personnels, il se peut que nous ne puissions pas l’embaucher, continuer à l’employer ou lui offrir des avantages sociaux.

Principe 4 : Electric Mind limite la quantité et le type de renseignements personnels que nous recueillons

Electric Mind limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir nos services ou exploiter notre entreprise.

Principe 5 : Electric Mind utilisera et communiquera les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles nous avons obtenu un consentement

Nous ne conserverons les renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation de ces fins.

Utilisation des renseignements personnels

Si Electric Mind a l’intention d’utiliser des renseignements personnels à une fin qui n’a pas été précisée auparavant à la personne concernée, nous obtiendrons son consentement préalable. Toutefois, Electric Mind peut utiliser des renseignements personnels sans consentement pour intervenir dans une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, y compris les mesures prises en vertu de nos politiques en matière de pandémie et de reprise après sinistre, ou dans les autres cas permis par la loi, notamment aux fins d’une enquête.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels sans consentement lorsque les lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels le permettent ou l’exigent, notamment :

• Pour nous conformer à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance rendue par un tribunal ou un autre organisme compétent, ou pour nous conformer aux règles de conduite exigées par des organismes de réglementation.
• À une institution gouvernementale qui a demandé les renseignements, a mentionné la source de l’autorité légitime étayant son droit de les obtenir et indique que la communication vise l’application d’une loi fédérale, provinciale ou étrangère, la tenue d’une enquête ou la collecte de renseignements liés à une telle loi; ou qui soupçonne que les renseignements sont afférents à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales; ou lorsque la communication vise l’application d’une loi fédérale ou provinciale.
• À un organisme d’enquête ou à une institution gouvernementale, de notre propre initiative, lorsque nous croyons que les renseignements concernent la violation d’un accord ou une contravention à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou lorsque nous soupçonnons que les renseignements sont afférents à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales.

Conservation des renseignements personnels

Nous tenons un registre du travail effectué par les employés d’Electric Mind. Ce registre peut contenir des renseignements personnels et sera conservé jusqu’à ce que ces renseignements ne soient plus raisonnablement nécessaires à des fins juridiques, administratives, d’audit ou réglementaires. Ces renseignements sont protégés contre tout accès inapproprié, comme l’explique le principe 7 ci-dessous. Electric Mind conserve les renseignements personnels sur ses employés actuels et anciens conformément aux lois et aux normes en matière d’emploi.

Nous détruirons les dossiers de ressources humaines et les autres dossiers contenant des renseignements personnels sur les employés lorsque ces renseignements ne seront plus raisonnablement nécessaires à des fins juridiques, administratives, d’audit ou réglementaires. Certains renseignements supplémentaires peuvent être conservés pour assurer l’administration des dossiers des anciens employés et les tenir informés de nos activités d’entreprise. Les anciens employés peuvent demander en tout temps que l’on ne communique pas avec eux.

Les renseignements personnels recueillis auprès des personnes qui sollicitent un emploi chez Electric Mind seront conservés par Electric Mind pendant une période maximale de 60 mois, afin qu’Electric Mind puisse communiquer avec le candidat au sujet d’autres postes susceptibles de l’intéresser également. Si un candidat est embauché, les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront conservés afin d’établir et de gérer la relation d’emploi.

Principe 6 : Electric Mind s’efforcera de garder exacts les renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle

Afin d’offrir à nos clients un service de niveau professionnel, les renseignements personnels que nous recueillons doivent être exacts, complets et à jour. Il peut arriver que l’on demande aux clients de mettre à jour leurs renseignements personnels. Nous invitons les clients à informer leur gestionnaire de projet de tout changement apporté à leurs renseignements personnels qui pourrait être pertinent pour les services que nous leur fournissons.

Afin d’établir et de gérer la relation avec les employés, les renseignements personnels que nous recueillons doivent être exacts, complets et à jour. Il peut arriver que l’on demande aux employés de mettre à jour leurs renseignements personnels. Nous invitons les employés à informer l’équipe des services partagés des ressources humaines de tout changement apporté à leurs renseignements personnels.

Principe 7 : Electric Mind protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à leur degré de sensibilité

Electric Mind protégera les renseignements personnels au moyen d’installations physiquement sécurisées, d’outils et de pratiques de sécurité conformes aux normes de l’industrie, ainsi que de politiques et de pratiques internes clairement définies. Des mesures de sécurité sont en place pour protéger les renseignements personnels sous notre contrôle contre la perte, l’utilisation abusive et l’altération. Les renseignements personnels sont stockés dans des environnements sécurisés qui ne sont pas accessibles au public (p. ex., locaux à accès restreint, pièces et classeurs verrouillés).

Pour empêcher tout accès électronique non autorisé aux renseignements personnels, tout renseignement conservé sous forme électronique est protégé dans un environnement électronique et physique sécurisé. Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels transférés à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons des tiers chargés du traitement qu’ils respectent la confidentialité des renseignements personnels et toutes les exigences légales prévues par les lois fédérales et provinciales canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels, et qu’ils acceptent des exigences contractuelles compatibles avec la présente politique de confidentialité.

Il est interdit à ces tiers chargés du traitement d’utiliser les renseignements personnels, sauf à la fin ou aux fins précises pour lesquelles nous les leur fournissons. Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être traités et stockés à l’extérieur du Canada par Electric Mind ou par un tiers chargé du traitement, et ces renseignements personnels peuvent faire l’objet d’une communication conformément aux lois applicables dans le territoire où ils sont traités ou stockés. Ces lois peuvent ne pas offrir le même niveau de protection que les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels.

Principe 8 : Electric Mind fera preuve de transparence au sujet des procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels

La version la plus récente de notre politique de confidentialité peut être consultée intégralement à l’adresse www.electricmind.com/privacy-policy ou obtenue en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@electricmind.com ou au (416) 762-0032.

Principe 9 : à leur demande, Electric Mind informera les personnes des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou sous notre contrôle à leur sujet, de l’usage qui en est fait, ainsi que des destinataires et des motifs de leur communication

Les clients ont le droit de consulter les renseignements personnels les concernant qui sont consignés dans nos différents bureaux et d’en obtenir une copie en communiquant avec leur gestionnaire de projet. Les employés ont le droit de consulter les renseignements personnels les concernant qui sont consignés à leur dossier et d’en obtenir des copies en communiquant avec la vice-présidence, Ressources humaines. Dans la plupart des cas, les personnes recevront une réponse à leur demande d’accès dans un délai de 10 jours. Toute personne qui a des préoccupations au sujet de l’accès accordé est invitée à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@electricmind.com ou au (416) 762-0032.

Principe 10 : toute personne peut contester la conformité d’Electric Mind à la présente politique de confidentialité

Electric Mind répondra aux plaintes et aux questions des personnes concernant la protection de la vie privée. Nous ferons enquête sur toutes les plaintes et tenterons de les régler. Pour contester la conformité à la présente politique, les personnes devraient faire parvenir leurs préoccupations par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels d’Electric Mind. Le responsable de la protection des renseignements personnels veillera à ce que toutes les plaintes fassent l’objet d’une enquête complète et communiquera ses conclusions à la personne concernée, dans la plupart des cas dans un délai de 30 jours.

Nous savons que la protection de la vie privée de nos clients et de nos employés est importante. Pour toute question ou préoccupation concernant votre vie privée et notre rôle dans sa protection, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@electricmind.com ou au (416) 762-0032.